Печатное слово

Уж сколько лет нам предрекают скорый переезд в цифровой офис, в котором традиционный принтер станет всего лишь деталью интерьера наподобие дореволюционного телефонного аппарата, украшающего офисы некоторых компаний связи! А воз, кажется, и ныне там. Более того, согласно недавнему исследованию HP, количество распечатываемых страниц упорно растет во всем мире, и тем быстрее, чем более развита экономика в той или иной стране.

Дело в том, что лавинообразный рост всяческого цифрового контента объективно ведет к росту той его части, которая может быть распечатана. Силу этой лавине добавляет развитие многофункциональных устройств (МФУ), которые становятся изящнее, проще в использовании, быстрее и качественнее печатают, сканируют, копируют и при этом меньше стоят. По оценкам IDC, рост продаж лазерных МФУ (в штуках) составил в России в прошлом году 23 процента. А еще для удаленных сотрудников придуманы так называемые интернет-принтеры, подключаемые через собственный IP-адрес к сети Интернет и способные получать задания на печать непосредственно с их планшета или ноутбука. Так что договор, подписанный с клиентом в его офисе, тут же распечатывается в офисе поставщика. «Появление таких устройств положительно скажется на объемах и активности офисной печати», — полагает ведущий аналитик IDC Константин Макаренков.

Так что путь офиса к безбумажному варианту не так прост и очевиден, как казалось раньше. Более того, возможны даже труднообъяснимые повороты этого пути, как, например, случилось в Японии: несмотря на всю технологическую продвинутость этой страны, там до сих пор активно используются факсы, причем не только в корпоративной среде. Более половины японских семей имеет дома факс-аппарат, и их число до сих пор растет. У нас же препон для перевода офисного документооборота в электронный вид гораздо больше.

«Что касается договоров, то при разовой продаже заключить договор в электронной форме — себе дороже, к тому же сегодня далеко не все юрлица — участники электронного документооборота, — рассказывает Ольга Подолина, аналитик департамента корпоративных систем „Ай-Теко“. — И официальные письма перевести исключительно в электронный вид не удастся — официальную переписку, возможно, придется сдавать в архив, а современные российские архивы документы в электронном виде не принимают». К тому же электронные технологии стремительно меняются, что делает сохранение документов и информации сложным и дорогостоящим делом. И только для бумаги, подчеркивает Наталья Храмцовская, ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», существуют отработанные технологии длительного хранения: «До сих пор никто не может толком объяснить, как обеспечить долговременную сохранность подписанных усиленными электронными подписями документов без ущерба для их юридической значимости и доказательной силы». Похоже, даже самым рьяным энтузиастам электронных офисов придется смириться с неизбежным сосуществованием бумажного и цифрового документооборота. Но это не приговор. Потому что главной задачей электронного документооборота является вовсе не тотальный отказ от бумаги.

«Лично я вижу электронный документооборот как систему, которая позволяет упорядочить существующую систему бумажного документооборота, облегчить поиск нужного документа, его печать и работу с ним, — считает Игорь Пасюков, директор по развитию продуктов подразделения персональных систем и устройств печати российского офиса HP. — Скорее всего, для компаний будет предпочтительнее сначала создавать бумажные документы, потом их сканировать и сохранять в электронных хранилищах внутри компании или на внешних облачных ресурсах». Любой документ из этого электронного архива легко найти и распечатать по запросу, причем вся работа происходит с электронной копией документа, а оригинал спокойно лежит в архиве. «Для оцифровки документов все чаще используются мобильные устройства, — замечает Виктор Магазинный, коммерческий директор компании Nicotech. — Бумажный документ нужно сфотографировать и отправить на специальный электронный адрес».

Эксперты уверены, что с нынешними технологиями построить «цифровой коммунизм» в отдельно взятой компании вполне возможно. Рассказывает Павел Плотников, директор по маркетингу корпорации «ЭЛАР»: «Вводится внутренний регламент: на уровне канцелярии все входящие документы становятся электронными, а исходящие сначала создаются в электронном виде и после распечатываются. Внутри компании обмен документами идет только в электронном виде». По оценке Павла Плотникова, средняя цена оцифровки и индексирования стандартного офисного документа начинается от трех — пяти рублей. Немалому числу компаний такой вариант электронизации офиса покажется вполне достаточным. Но не всем.

Если речь идет об использовании данных, находящихся внутри документов, разными службами и департаментами, нужны совсем другие электронные инструменты. Они называются системами управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management, ECM) и составляют сегодня предмет гордости вендоров. Рассказывает Игорь Пасюков: «Можно искать в хранилище нужный документ не только по имени, дате создания, но и по любой другой контекстной информации. Скажем, можно найти все документы, содержащие название определенного проекта». ECM — системы иного уровня сложности, поскольку переход на уровень манипулирования данными, содержащимися в документах, диктует специфические требования к доступности информации, наличию прав доступа к ней, проверке ее аутентичности, надежности, правилам обмена с контрагентами.

«На рынке существуют предложения на любой вкус и кошелек, — резюмирует Олег Бейлезон, главный архитектор компании „Логика бизнеса 2.0“ из группы компаний „АйТи“. — В обществе исчез страх перед техникой, появилось понимание границ допустимых действий при работе с электронными документами». Иными словами, электронный документооборот практически превратился в обычный рабочий инструмент. А это значит, что борьба за электронный документооборот уходит из сферы «идеологических» IТ-штампов: просто заявить, что «у нас в офисе запрещены бумажные документы», уже несовременно. По-настоящему передовые руководители способны объяснить, какие реальные преимущества дает организации внедрение новейших систем. А это, между прочим, не так просто.

«Расходы на информационные системы, включая ECM, — в большинстве случаев косвенные, — поясняет Ольга Подолина. — Исчислить расходы на ECM в расчете на единицу продукции можно только с помощью некоторой модели экономического планирования. Потому что информация — это нематериальный актив, участвующий в производстве всегда совместно с материальными и трудовыми ресурсами». Спору нет, появление такой системы улучшает доступность тех актуальных данных, которые необходимы каждому сотруднику, чтобы еще лучше выполнять свою работу. Но вот насколько хорошо он воспользовался новыми возможностями — это вопрос. Получается, что внедрение контентной ECM-системы — не конечная цель и даже не средство ее достижения, а составная часть целой стратегии управления информацией, которой придется обзавестись любой организации, поставившей себе цель превращать данные в «горючее» для бизнеса. Сегодня такие заявления больше смахивают на очередной IТ-штамп, но вспомните: еще недавно мы так же скептически относились к безбумажному офису — и вот уже дружно перемещаемся в цифровые хранилища. Неужели мы скоро забудем, как выглядит фиолетовая печать на бланке организации?

Как оставить офис без бумаг?

Павел Плотников, директор по маркетингу «ЭЛАР»:

Первый шаг к снижению потребности офисов в печати — избавление от привычки сотрудников работать с бумажными документами и формирование доверия к электронным. Далее по шагам мы придем к полноценным системам работы с корпоративной информацией, позволяющим хранить и формировать контент, в том числе посредством мобильных технологий. Приближает нас к этому моменту переход многих компаний на электронный документооборот в части первичной бухгалтерской документации.

Ольга Подолина, аналитик департамента корпоративных систем «Ай-Теко»:

Создание хранилища корпоративных знаний — условие необходимое, но недостаточное. Нужны автоматизированные рабочие места, умеющие предоставлять необходимую информацию из этих хранилищ в виде, удобном для дальнейшей обработки и принятия решений. Над процессами хранения и поиска данных индустрия работает, а вот эргономика принятия решений в зачаточном состоянии. В лучшем случае речь идет об интерфейсах, то есть удобстве пользователя.

Виктор Магазинный, коммерческий директор Nicotech:

Умные хранилища уже активно внедряются — корпоративному сектору не нужно долго объяснять, что работа с электронными документами проще, быстрее, а главное, обходится дешевле, чем с бумажными оригиналами. На первое место в этом сложном процессе, безусловно, выходят регулирующие органы и политика государства в целом. Первый шаг уже был сделан — электронная подпись (ЭП) узаконена, но работа идет достаточно медленно и есть сложности с внедрением ЭП.

Делопроизводство

Человеческий фактор

Усовершенствовать можно практически все элементы документооборота. Но, на мой взгляд, организациям лучше всего в первую очередь оптимизировать свои деловые процессы, и тогда часть документов можно вообще не создавать — ни в бумажном виде, ни в электронном. Те, кто строит свою работу на основе баз данных, вполне могут обойтись без множества справок, отчетов и тому подобных материалов.

Переход на современные технологии всегда недешев, причем все чаще не из-за затрат на оборудование и ПО, а из-за того, что приходится использовать труд более квалифицированных, а следовательно, более дорогих сотрудников. Эти затраты, однако, часто с лихвой окупаются за счет повышения производительности труда. А порой перед организацией вообще открываются новые направления деятельности. Не случайно прагматичные американцы подсчитали в одном из исследований, что до 80 процентов корпоративных знаний хранится в головах сотрудников компаний. Вот эти «хранилища», с моей точки зрения, в первую очередь и должны быть умными. Иначе ведь что получается: уже создана масса интересных и весьма умных аппаратных и программных средств и инструментов, в том числе бесплатных, однако имеется очень мало специалистов, которые умеют комплексно все эти возможности использовать. Не секрет, что во многих организациях возможности уже внедренных систем используются лишь на 10—20 процентов, если не меньше. Узким местом оказываются квалифицированные кадры, и при их отсутствии дальнейшее наращивание функционала систем мало что даст.

Чтобы эффективно использовать мощные многофункциональные системы, сотрудники должны иметь профессиональные навыки обработки больших массивов информации. Уже многократно доказано, что сами по себе технологии никаких проблем не решают, что также необходимы — с ними в комплексе — высококвалифицированные кадры, законодательно-нормативная база и организационные меры.

Корпоративный сектор откажется от основной массы бумажных технологий тогда и только тогда, когда сохранить конкурентоспособность и получить прибыль можно будет только таким образом. И, как показывает опыт передовых стран, это произойдет еще очень не скоро.

Оставить комментарий

Ваш комментарий будет опубликован после модерации.